60% nhân sự kiệt sức vì “quá tải” cuộc họp: Ứng dụng A.I tối ưu hoá hiệu suất công việc theo báo cáo từ Microsoft

Trong môi trường làm việc, các nhân sự thường phải tham gia các cuộc họp để nắm bắt thông tin, brainstorm ý tưởng,… Song, khối lượng email, cuộc họp và thông báo ngày càng nhiều khiến nhân sự dễ rơi vào trạng thái quá tải và không biết nên bắt đầu từ đâu. Báo cáo mới nhất của Microsoft đã chỉ ra rằng số lượng cuộc họp mà người dùng Microsoft Teams tham dự mỗi tuần đã tăng gấp 3 lần trong ba năm qua và hơn 60% nhân viên của Microsoft cho biết họ không có đủ thời gian và năng lượng để hoàn thành công việc.

Sự xuất hiện của các công cụ tích hợp A.I đã phần nào giúp nhân sự tối ưu hóa công việc, đơn cử như thiết kế bài thuyết trình, nắm bắt được chi tiết cuộc họp,… một cách nhanh chóng và tiện lợi. Hơn hết, bà Nicole Herskowitz – Phó Chủ tịch tại Microsoft Teams nhận định rằng A.I sẽ trở thành công cụ ngăn cản các cuộc họp làm cạn kiệt thời gian và sức lực của nhân sự.

Số lượng các cuộc họp gia tăng ảnh hưởng đến sự sáng tạo của nhân sự

Mới đây, Microsoft đã xuất bản báo cáo Work Trend Index, đúc kết những thông tin hữu ích liên quan đến năng suất và thời gian làm việc của các nhân sự. Công ty đã khảo sát 31.000 người ở 31 quốc gia, đồng thời phân tích hàng nghìn tỷ tín hiệu năng suất của Microsoft 365, cùng với xu hướng lao động trên nền tảng LinkedIn. Kết quả cho thấy, nhân sự phải dành 60% thời gian mỗi ngày để giao tiếp (bao gồm xử lý email, tham gia trò chuyện và các cuộc họp). Một số người dùng Microsoft 365 đã dành đến 8,8 giờ để xử lý email, 7,5 giờ để tham gia các cuộc họp mỗi tuần. Thậm chí đối với những người lao động tri thức phụ thuộc vào giao tiếp kỹ thuật số, con số này còn lớn hơn rất nhiều. Trong một thế giới nơi sự sáng tạo được xem là năng suất như hiện nay, những công việc như xử lý email, thư từ đang ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của các công ty khiến gần hai phần ba nhà lãnh đạo lo ngại.

Nhân sự phải dành đến 57% thời gian làm việc cho việc giao tiếp

Theo báo cáo, trong số 5 yếu tố ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân sự, yếu tố lớn nhất chính là họ phải tham gia quá nhiều các cuộc họp không mang lại hiệu quả. Tiếp đó, “có quá nhiều cuộc họp” giữ vị trí thứ ba. Kể từ tháng 2/2020, số người tham gia cuộc họp và cuộc gọi trên Teams nhiều hơn gấp 3 lần mỗi tuần (192%). Hầu hết các nhân sự cho biết họ khó có thể bắt kịp cuộc thảo luận nếu tham dự meeting muộn, đồng thời rất khó để tóm tắt những gì đang xảy ra. Trong khi đó, A.I có thể giúp nhân sự giải quyết các khó khăn trong các buổi họp.

Ứng dụng A.I giúp nâng cao hiệu suất và rút ngắn thời gian làm việc cho nhân sự

Sự phát triển mạnh mẽ của các công cụ A.I có thể giúp con người cải thiện năng suất làm việc trong tương lai gần. Theo đó, Microsoft đã tạo điều kiện cho khách hàng sử dụng những trải nghiệm tích hợp A.I để tối ưu hoá thời gian tham gia các cuộc họp.

Từ việc quản lý thời gian biểu, tạo cuộc họp đến chuẩn bị tài liệu, các công cụ A.I có thể giúp nhân sự xử lý. Nhà khoa học Jaime Teevan công tác tại Microsoft cho biết, cô ấy đã từng biến quá trình chuẩn bị cuộc họp trở nên năng suất hơn bằng cách tóm tắt các tài liệu cuộc họp dưới dạng một bài thơ. Điều này không những giúp các thông tin trở nên thú vị hơn mà còn giúp cô xử lý thông tin dễ dàng.

Còn với cá nhân bà Nicole Herskowitz, bà sử dụng A.I để xem lại kết quả của các cuộc trò chuyện trước đó. Công cụ “Copilot” được tích hợp trong Microsoft Teams sẽ tóm tắt những câu hỏi hoặc quyết định chưa được giải quyết trong cuộc họp trước, từ đó giúp bà Nicole có thể phục vụ khách hàng của mình tốt hơn, đồng thời duy trì tốc độ thực hiện công việc.

Trước đây, các công cụ A.I có thể giảm tiếng ồn xung quanh hoặc cải thiện chất lượng video để nhân sự có trải nghiệm nghe tốt nhất. Thế nhưng hiện nay, các công cụ trí tuệ nhân tạo còn có thể làm được nhiều hơn thế. Công cụ “Copilot” sẽ giúp nhân sự bắt kịp tốc độ buổi trò chuyện để tóm tắt các ý chính mà những người tham gia cuộc họp chia sẻ. Thậm chí, công cụ cũng có thể cập nhật thêm các thông tin cho nhân sự mà không làm gián đoạn cuộc thảo luận.

Thậm chí, nếu nhân sự không thể tham gia cuộc họp nhưng vẫn muốn nắm bắt được thông tin, Copilot cũng có thể hỗ trợ nhân sự. Đầu tiên, nhân sự có thể bấm “Follow” (Theo dõi) cuộc họp. Sau khi cuộc họp kết thúc, công cụ sẽ tự động gửi đến tin nhắn “Recap Meeting” (Tóm tắt cuộc họp) sẽ gửi đến người dùng video, những thông tin nổi bật và ghi chú các đầu việc cần thực hiện. Nếu cần thêm thông tin chi tiết về một vấn đề nào đó, nhân sự cũng có thể đặt câu hỏi cho Copilot. Công cụ cũng sẽ đính kèm thời gian và bản dịch lại (transcript) để nhân sự biết được lý do vì sao Copilot lại tóm tắt thông tin như thế.

Có hay không việc nhân sự lo ngại việc bị thay thế bởi A.I thay thế?

Trong khi 49% mọi người nói rằng họ lo lắng A.I sẽ thay thế công việc của họ, hơn 70% nhân sự cho biết họ sẵn sàng giao nhiều công việc nhất có thể cho A.I để giảm bớt khối lượng công việc của bản thân. Tác giả và Giáo sư Tâm lý học Tổ chức Adam Grant cho biết: “Thật thú vị khi mọi người hào hứng với việc A.I sẽ ‘giải cứu’ họ khỏi tình trạng burnout trong công việc hơn là lo lắng về việc nó sẽ thay thế họ. Hoá ra mọi người đều cần A.I hỗ trợ trong hầu hết mọi khía cạnh công việc.” Theo đó, báo cáo đã chỉ ra rằng 76% nhân sự cảm thấy thoải mái khi dùng A.I để xử lý các công việc hành chính, 79% thích dùng A.I để phân tích và sáng tạo (73%). Ngoài ra, các nhân sự cũng mong muốn dùng các công cụ trí tuệ nhân tạo để tìm kiếm thông tin và câu trả lời phù hợp mà họ cần, tóm tắt các cuộc họp, lên kế hoạch cho các công việc trong ngày hay hỗ trợ việc lên ý tưởng, chỉnh sửa tác phẩm,…

A.I giúp nhân sự có thêm thời gian học hỏi các kỹ năng mới, làm việc thông minh hơn, rút ngắn thời gian làm việc

Khi nghĩ về công việc của họ sẽ thay đổi như thế nào trong năm 2030, đa phần các nhân sự mong muốn có thể đắm chìm trong những công việc sáng tạo mang lại ý nghĩa, giúp họ có thêm nhiều năng lượng và kiến thức, thay vì phải “nhồi nhét” những thông tin không cần thiết. Dữ liệu trên cho thấy các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đang tìm cách trao quyền cho nhân sự bằng cách dùng A.I, tận dụng trí tuệ nhân tạo để gia tăng năng suất hơn là cắt giảm số lượng nhân viên hay thay thế họ. Trên thực tế, việc cắt giảm nhân sự không phải là điều mà các nhà lãnh đạo mong muốn trong làn sóng A.I. Thay vào đó, họ mong muốn nhân sự có thể dùng những công nghệ hiện đại để gia tăng phúc lợi, rút ngắn thời gian giải quyết những công việc hành chính, nâng cao năng lực và đẩy nhanh tiến độ làm việc của nhân viên.

Sử dụng A.I cũng cần có “năng khiếu”

Các công cụ A.I sử dụng mô hình ngôn ngữ tự nhiên, vì thế chúng ta cũng phải đặt câu hỏi một cách thông minh để có thể khám phá tiềm năng của những công cụ này. Các chuyên gia cho rằng nhân sự cần phải có khả năng tư duy phản biện, phân tích, giải quyết vấn đề, sáng tạo,… để có thể sử dụng chúng một cách hiệu quả. Khi A.I ngày càng phát triển, từng bước gia nhập vào đời sống con người và môi trường làm việc, sự cộng tác giữa trí tuệ nhân tạo và A.I đang trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Khi được hỏi rằng kỹ năng nào sẽ cần thiết trong kỷ nguyên mới của công nghệ, các nhân sự cho biết “phán đoán phân tích” (30%), “linh hoạt” (29%) và “trí tuệ cảm xúc” (27%) là ba kỹ năng được các nhà lãnh đạo đánh giá là cần thiết cho nhân sự.