Trong môi trường làm việc hiện đại, việc tổ chức các cuộc họp là một phần không thể thiếu để đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng, chính xác giữa các thành viên trong nhóm và giữa các phòng ban. Các cuộc họp có thể lớn hoặc nhỏ và diễn ra với tần suất khác nhau, nhưng đôi khi lại xuất hiện những trường hợp nhân viên đi làm 8 tiếng nhưng dành đến 7 tiếng để họp.
Việc tổ chức họp là cần thiết để toàn bộ nhân sự có thể nắm bắt mọi thông tin quan trọng, điều chỉnh công việc và cùng nhau giải quyết các vấn đề, tuy nhiên họp quá nhiều có thể gây lãng phí thời gian và giảm hiệu suất làm việc của nhân viên. Dưới áp lực của lịch trình họp dày đặc, không ít nhân viên đã phải “nỗ lực” để vừa kịp hoàn thành công việc, vừa tham gia vào các cuộc họp kéo dài hàng giờ.
Tổ chức nhiều cuộc họp kéo dài có thể ảnh hưởng đến tinh thần, hiệu suất của nhân sự
Những cuộc họp kéo dài liên miên, không có kế hoạch rõ ràng hoặc mục tiêu cụ thể, thường khiến cho nhân viên cảm thấy mệt mỏi và bị áp lực. Thay vì dành thời gian cho những công việc chính yếu, họ lại phải ngồi họp hết cuộc này đến cuộc khác. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên, khiến họ cảm thấy như đang bị cuốn vào một vòng lặp không lối thoát.
Anh G.H (Sale Executive, 26 tuổi) chia sẻ: “Mỗi ngày đi làm, mình cũng đều phải trải qua rất nhiều cuộc họp khác nhau, từ những cuộc họp trong nội bộ đến các cuộc họp tại những phòng ban khác. Mình biết điều này là không thể tránh khỏi nhưng cũng phần nào làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của mình”.
Bên cạnh những cuộc họp thật sự cần thiết thì cũng có những buổi họp chỉ để ‘tám’ và không giải quyết được vấn đề, kéo theo hiệu suất làm việc của nhân sự không hiệu quả.
Theo chị T.V (Content Manager, 35 tuổi): “Mỗi ngày team mình đều tổ chức hai đến bà cuộc họp nhằm theo dõi tiến độ, năng suất của các nhân sự trong nội bộ. Mình nghĩ việc tổ chức cuộc họp là cần thiết để các thành viên trong team đều nắm được phần việc mà mình đang làm và cần phải làm.”
Tuy nhiên, thông qua những cuộc họp dày đặc như thế thì chị T.V cũng hiểu cho nhân sự trong phòng ban của mình, chị nói thêm: “Tổ chức nhiều cuộc họp là thế nhưng mình vẫn đang xem xét để giảm những cuộc họp nội bộ để cho các bạn nhân sự team mình có thể đẩy nhanh hiệu suất công việc. Đồng thời giảm áp lực cho các bạn, để các bạn có tinh thần, không gian thoải mái làm việc.”
Các công ty đã lắng nghe ý kiến của nhân viên và chủ động giảm số lượng cuộc họp, thay đổi phương thức trao đổi thông tin
Thay vì tổ chức những cuộc họp thật sự không cần thiết thì nhân sự có thể lựa chọn những phương thức truyền tải khác để có thể tiết kiệm được thời gian của nhân viên và đồng thời nâng cao hiệu suất công việc.
Anh C.Đ (Content Executive, 23 tuổi) nói: “Công ty của mình cũng đã từng tổ chức nhiều cuộc họp với mức độ dày đặc nhưng dạo gần đây thì sếp cũng thấy được rằng họp nhiều không mang lại hiệu quả tối đa. Thế nên sếp đã giảm số lượng cuộc họp và thay những cuộc họp không cần thiết bằng việc thảo luận trên group chat.”
Việc giảm số lượng cuộc họp không chỉ giúp nhân sự tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra không gian cho họ phát triển sự sáng tạo và tinh thần làm việc tích cực. Ngoài ra, việc thay đổi phương thức trao đổi thông tin còn là một trong những giải pháp hiệu quả giúp truyền tải thông tin nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, đồng thời giúp nhân viên tập trung hơn vào công việc của mình.
Bên cạnh đó, trong công ty của anh G.H (Sale Executive, 26 tuổi), sau khi có vài nhân viên góp ý về vấn đề họp hành quá nhiều thì ban lãnh đạo của công ty cũng đã xem xét và điều chỉnh, anh chia sẻ: “Sếp của mình đã giảm những cuộc họp thực sự không cần thiết và thay vào đó là trao đổi thông tin qua email. Điều này đã giúp cho mình có nhiều thời gian tập trung hơn để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.”
Việc áp dụng các phương thức truyền tải thông tin khác như email, ứng dụng nhắn tin hay công cụ quản lý dự án không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc năng động và hiệu quả hơn.
Tóm lại, việc quản lý thời gian và tối ưu hóa các cuộc họp là rất cần thiết trong môi trường làm việc ngày nay. Bằng cách cân nhắc và điều chỉnh phương pháp tổ chức họp, các tổ chức có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả, nơi mà mọi người có thể phát triển và đóng góp tối đa vào sự thành công chung của doanh nghiệp.
Kim Yến
Minh hoạ: Hoạ sĩ Huy Mai
Đừng quên đăng ký newsletter của Advertising Vietnam để cập nhật những thông tin mới nhất về marketing, quảng cáo hàng tuần!
