Mùa hè đang đến cũng là mùa mà nhiều người chọn đi du lịch cùng với gia đình và bạn bè. Tuy nhiên, nhân sự đi du lịch nhưng không bàn giao công việc hoặc có những phương án dự phòng thay thế thì người ở lại sẽ là người làm thay những công việc đó. Chính vì thế, nhân sự nên có các phương án giải quyết hợp lý để cả team không cần phải chạy đôn chạy đáo dẫn đến dồn ứ công việc trong lúc một thành viên trong nhóm nghỉ phép.
Áp lực của nhân sự ở lại nhân đôi khi phải ‘gánh’ công việc của người nghỉ phép
Các nhân sự có quyền được nghỉ phép theo luật lao động đã quy định, tuy nhiên trước khi nghỉ phép thì nhân sự nên thực hiện các quy trình bàn giao công việc hay có sự chuẩn bị trước để công việc không bị dồn ứ và ảnh hưởng đến các nhân sự khác.
Chị T.Y (24 tuổi, Content Social) cho biết: “Từng có trường hợp một nhân sự trong nhóm của mình đi du lịch nhưng bạn lại không chuẩn bị trước các bài viết hay chuẩn bị kế hoạch viết bù bài, nên đến cuối tháng nhóm mình lại không đủ KPI”.
Việc không chủ động bàn giao công việc hay có các phương pháp dự phòng không chỉ ảnh hưởng đến thành tích của team mà còn ảnh hưởng đến sức khoẻ của các nhân sự khác khi phải làm nốt các công việc của nhân sự nghỉ phép.
Anh H.K (27 tuổi, Designer) nói: “Có một đợt đồng nghiệp của mình nghỉ phép 3 ngày để đi du lịch cùng gia đình, bạn bảo là vẫn sẽ check tin nhắn công việc bình thường nhưng đến khi cần thì lại không thấy bạn đâu”.
Đặc biệt là khi có nhân sự đang đảm nhiệm một dự án quan trọng nhưng kế hoạch nghỉ phép đi du lịch đã được lên kế hoạch từ trước, nên việc bàn giao công việc và chuẩn bị các phương án dự phòng càng quan trọng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, dù đã chuẩn bị trước nhưng nhân sự nghỉ phép vẫn phải mang theo công việc trong lúc đi du lịch để đảm bảo tiến độ và chất lượng của dự án.
Theo Chị D.N (23 tuổi, Sale Executive): “Mới tháng trước mình có đi du lịch cùng gia đình vì cũng đã lên kế hoạch ngót nghét tầm 1 năm trước. Nhưng bất ngờ sếp lại giao cho mình một dự án đúng ngay thời gian mà mình xin nghỉ phép đi du lịch. Thế là mình vừa phải bàn giao công việc cho đồng nghiệp và vừa mang việc theo để có việc gấp thì mình có thể giải quyết ngay lập tức”.
Cần phải có những giải pháp hợp lý để bàn giao công việc và chuẩn bị các phương án dự phòng
Một trong những bước quan trọng nhất trước khi nghỉ phép là lập kế hoạch chi tiết về công việc cần hoàn thành. Nhân viên nên liệt kê ra các công việc quan trọng, tiến độ hiện tại và các bước tiếp theo. Việc lập kế hoạch này giúp cho người ở lại hoặc người thay thế có thể dễ dàng tiếp nhận và hoàn thành công việc mà không gặp nhiều khó khăn.
Chị T.Y chia sẻ thêm: “Kể từ sau trường hợp của bạn nhân sự đó thì nhóm mình cũng đã có giải pháp phù hợp để cho các nhân sự sau nghỉ phép và nhóm vẫn có thể giải quyết các công việc bình thường”.
Nhân viên nên liệt kê các công việc quan trọng, tiến độ hiện tại và các bước tiếp theo. Việc lập kế hoạch chi tiết này giúp người ở lại hoặc người thay thế dễ dàng tiếp nhận và hoàn thành công việc mà không gặp khó khăn.
Ngoài ra, trong trường hợp bất khả kháng thì nhân sự ở lại có thể sẽ đảm nhiệm một lĩnh vực công việc mà mình không quen để đảm bảo chất lượng dự án. Tuy nhiên, đây có thể sẽ là một trải nghiệm mới mẻ với nhân sự thay thế và tạo điều kiện cho sự phát triển kỹ năng đa dạng của nhân viên.
Anh H.K chia sẻ thêm: “Đồng nghiệp theo dự án đi du lịch không kịp check tin nhắn công việc nhưng cũng may mắn là sếp của team cũng đã từng giao những công việc tương tự nên mình có thể tạm thời giải quyết công việc thay đồng nghiệp nghỉ phép”.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có thể suy nghĩ đến phương án việc thuê thêm nhân viên thời vụ hoặc freelancers để hỗ trợ trong giai đoạn cao điểm. Điều này giúp giảm bớt áp lực cho nhân viên chính thức và đảm bảo công việc không bị đình trệ.
Mùa du lịch cao điểm không chỉ là thời gian để nghỉ ngơi và tận hưởng mà còn là thử thách đối với sự tổ chức và quản lý công việc của các doanh nghiệp. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và có các phương án dự phòng hợp lý sẽ giúp giảm thiểu áp lực cho nhân viên và đảm bảo công việc được tiến hành suôn sẻ. Nhờ đó, cả người nghỉ phép và người ở lại đều có thể an tâm và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Kim Yến
Đừng quên đăng ký newsletter của Advertising Vietnam để cập nhật những thông tin mới nhất về marketing, quảng cáo hàng tuần!
